Er zijn diverse mogelijkheden voor het registreren van gemaakte uren op project basis maar de kunst is om binnen de standaard oplossingen te blijven. Als je gebruik maakt van Microsoft 365 heb je de juiste licenties in handen om een Power Automate (voorheen flow) te maken welke uren kan registreren en dat een manager deze goed kan keuren. Ook is het mogelijk om de gemaakte uren naar de opdracht gever te sturen.

Mocht je meer willen weten hoe we dit in jouw Microsoft 365 omgeving kunnen creëren neem dan contact op.

Eindelijk is een veelgevraagde functie beschikbaar binnen teams en dat is het reageren op berichten.

Als het ware kun je nu een bericht quoten en exact op die ene vraag of opmerking reageren.

Deze optie wordt de komende weken uitgerold.

• User 1 writes multiple messages to user 2
  •  
• User 2 opens the menu on the first message to use the reply feature
  •  
• User 2 writes their response with the reply embedded
  •  

Final result after sending it.

• 

Je werkt samen in Teams en in de diverse kanalen worden allerlei documenten gemaakt en gewijzigd. Nu kan het voorkomen dat jij in een document gewerkt hebt en dat je denkt dat deze af is. Als daarna een collega het document wijzigt zou je dat wel graag willen weten.

Binnen Teams/SharePoint is dit mogelijk om hiervoor een alert in te stellen en met deze handleiding wil ik dat graag uitleggen hoe je dit moet instellen en welke keuzes je hierin  hebt.

Stap 1 – Ga naar het team kanaal van waaruit je notificaties wilt ontvangen en klik daarin op het tabblad Files zodat je in de document bibliotheek komt

Stap 2 – Klik vervolgens op Open in Sharepoint en een webbrowser opent met dezelfde bibliotheek

Stap 3 – Selecteer  het bestand waarvan je een notificatie wilt ontvangen, wil je van alle documenten in die map notificaties krijgen, selecteer dan niets.

Stap 4 – Zoek de drie puntjes op in Sharepoint en selecteer Alert Me

Stap 5 – Vul hierin de wensen in die jij wilt, dit is persoonlijk en naar wens in te vullen. Hierin kun je aangeven naar wie de alert moet gaan, wanneer en hoevaak

Stap 6 –  Je krijgt een bevestigings email dat de alert is ingesteld. Vanaf dat moment krijg je een mailtje als een wijziging plaats vind in dat document.

In deze mailtjes kun je de alerts ook wijzigingen als je op modify me alert settings klikt.

Soms komt het voor dat een Teams meeting niet door gaat maar dat de fysieke meeting wel doorgaat. Op dat moment wil je de meeting die geplanned staat niet cancellen maar wil je deze aanpassen naar een “gewone” meeting.

Dit zou normaal gesproken via de Settings moeten kunnen in een Teams invite. Het blijkt dat dit regelmatig mist bij gebruikers en hier is een workaround voor beschikbaar die ik ga uitleggen.

Stap 1 – Maak een nieuwe Teams meeting aan in outlook en klik in je uitnodiging op een grijs gebied en selecteer customize the Ribbon

Stap 2 – Selecteer aan de rechterkant Teams Meeting en klik op New Group en hernoem deze groep naar Don’t Host Online.

Stap 3 – Selecteer in de linkerkolom de optie All Commands

Stap 4 – Zoek in de lijst Don’t Host Online en klik op Add

Stap 5 – Klik daarna op OK

Stap 6 – Je ziet nu een extra knop in de meeting erbij en je kunt deze testen door erop te klikken. Op dat moment verdwijnt de eerder gemaakte Teams meeting en kun je een update sturen naar de genodigden als dit gaat om een herhaalde of eerder gemaakte meeting. De bovenstaande instellingen dienen eenmalig uitgevoerd te worden. Deze knop blijft bestaan

Voorheen kon je in Sharepoint de document bibliotheek openen als file explorer zodat je hier eenvoudig bestanden naar toe kan slepen. In Teams en dus op de achtergrond Sharepoint Online is dit niet standaard mogelijk.

Wat als alternatief kan is dat je het desbetreffende kanaal syncroniseert in OneDrive en dat je deze gebruikt als file explorer. Op deze manier heb je dan alsnog een file explorer.

Hoe te werk gaan?

Ga in Teams naar het kanaal wat je wilt hebben als file explorer. Klik op het tabblad files en in de menu balk zie je de knop Sync staan. Klik hierop en geef toestemming.

Op dat moment wordt OneDrive geopend en komt er aan de linkerkant een “snelkoppeling” bij. Hierin kun je dan gemakkelijk je files zetten en dan synct hij deze kant op.

Goed nieuws voor de mensen die Carplay in hun auto hebben zitten. Binnenkort komt er een update zodat je Teams kunt gebruiken op Carplay. Lijkt mij een mooie toevoeging. Je kunt hiermee tijdens het rijden deelnemen aan Teams gesprekken. Wel zonder video uiteraard.